Chapter1

 المشروع الناجح هو اللذي يحقق اهدافه بجودة في الوقت المحدد و بدون تكاليف اضافية.

هل كل شيئ في الحياة يعتبر مشروع ؟ بالطبع لا و هذا هو هدف الفصل الاول : تحديد المفاهيم الاساسية قبل الانطلاق في الشرح.

 ما هي خصائص المشروع ؟ 

اولا : ينتج منه منتج فريد من نوعه.قد يكون المنتج عبارة عن نتيجة تحقيق فى حادث أو تنفيذ اجراء حكومي (نتيجة) أو توصيل المياه لمنزل (خدمة) او عمل تصميم لمصنع (نتيجة) أو انتاج برنامج كمبيوتر (منتج ) أو بناء محطة كهرباء.

سؤال : لماذا بناء محطة كهرباء يعتبر شيء فريد من نوعه ؟ لأن بناء محطة كهرباء سيكون في مكان معين باسم معين و بالتالي لا تستطيع ان تبني بعدها محطة كهرباء اخري فى نفس الموقع و نفس الاسم. هذا هو معني كلمة فريد من نوعه هنا. نعم ممكن ان يكون المنتج شيء يتم انتاجه كل يوم في مختلف بقاع الارض و لكن الانفراد هنا في اسم المنتج و موقعه و فعله.

ثانيا : مؤقت : له تاريخ بداية محددة و تاريخ نهاية محددة. كل شيء باذن الله و لكن كتخطيط مشروع لابد له من تاريخ بداية و تاريخ نهاية والا لا يعتبر مشروع.

ليس من الضروري ان تكون الرؤية واضحة 100% فالكثير من المشاريع تحتوي علي نقاط غامضة و قليلة التفاصيل و هنا يكون دور مدير المشاريع ان تكون لديه عملية تحديث مستمرة لهذه النقاط و تفتيتها لنقاط اصغر اكثر دقة حتي لا تؤثر بالسلب علي ميعاد نهاية المشروع. هذا الاجراء يسمي Progressive Elaboration.

 متي ينتهي المشروع ؟
الحالة الاولي : أن يكون المشروع حقق اهدافه وهنا اود ان اضيف شيء مهم :
ماذا يعني حقق أهدافه ؟ يعني ان الاهداف تحققت في الوقت المناسب قبل او بالضبط في ميعاد نهاية المشروع المتفق عليها + هذه الاهداف تحققت بالجودة المطلوبة و حسب المعايير المطلوبة و المدرجة في خطة العمل + لم يحتاج المشروع لاي تكاليف اضافية و تم المراد حسب التكلفة المتوقعة او اقل منها.

الحالة الثانية : لا قدر الله - الغاء المشروع لان اهداف المشروع لا يمكن الحصول عليها.مثال علي ذلك مشروع تقديم معونات غذائية للصومال هدفه استلام من المصدر و نقل و تسليم للصومال مليون طن قمح. و تم عمل الخطة لفعل ذلك علي مراحل كل مرحلة 100 الف طن قمح. تم تسليم اول دفعة ثم حدثت مشكلة في بلد المصدر و حدث حريق هائل أتي علي اراضي زراعية و بالتالي توقف المصدر عن التصدير. حاول مدير المشروع البحث عن بديل فوجد السعر اعلي بثلاثة مرات عن السابق و لم تتم الموافقة علي زيادة ميزانية المشروع فالبتالي تم الغاؤه.

هناك سبب اخر لالغاء المشروع و هو ان الحاجة للمشروع لم تعد موجودة. مثال تم الاتفاق علي ان تستضيف دولة اوروبية كأس العالم لكرة الشاطيء مثلا. ثم اعتماد ميزانية المشروع بناءا علي خطة المشروع و موافقة جميع الاطراف. ثم حدثت كارثة طبيعية فى هذه الدولة أتت علي جزء كبير من البنية التحتية و خسائر في الارواح فقرر الاتحاد الدولي لكرة القدم البحث عن بديل و في هذه الحالة تم الغاء هذا المشروع و فتح مشروع جديد هدفه البحث عن بديل لاستضافة البطولة. ثم من بعد ذلك مشروع اخر خاص بالدولة البديلة اللتي وقع عليها الاختيار للاستضافة.

 هل هناك اسباب اخري لالغاء المشروع ؟ نعم اذا لاحظت مشكلة مصنع اجريوم القريب من رأس البر بمحافظة دمياط. تم ايقاف المشروع بناءا علي رغبة الشعب. و سبب الغاء المشروع هنا ليس رغبة الشعب و انما السبب الاصلي هو مشكلة في تخطيط مشروع مصنع اجريوم. فمن اساسيات و مباديء ادارة المشاريع ان تدرس بيئة المشروع و مدى صلاحيته و ايضا تحدد شريحة البشر المقيمين بجوار المشروع و تدرس عاداتهم و تقاليدهم و تتأكد تماما من تعاونهم. هذا الاجراء فعلته اجريوم  فقد قاموا بعمل غداء عمل في أحد الفنادق و قاموا بدعوة مجموعة من الناس اسموهم "مجموعة مختارة بعينة عشوائية من اهل المنطقة" و اخذوا امضاءاتهم عند دخول البوفيه و استعملوا هذه الامضاءات علي انها موافقات من الحاضرين على تشجيع هذا المشروع.
اذا سبب الغاء او ايقاف هذا المشروع انه لم يتم تنفيذ روح اجراءات ادارة المشاريع و انما تم عمل الاجراء بصورة غير صحيحة و غير شرعية وبلا شفافية مع المجتمع المحيط بالمشروع  و كانت النتيجة ايقاف او الغاء المشروع الى هذه اللحظة.

السبب الاخر هو انه ادارة اجريوم اعتبرت انه طالما الحكومة المصرية موافقة علي المشروع اذا ليس من الضروري ان يوافق المجتمع المحيط بالمشروع وانه حسب الاتفاقيات مهمة الحكومة هو توفير الامن و اسكات ايا من المعارضين اذا ظهر معارضين.هذا ايضا خطأ فادح في الادارة. بالطبع تحتاج لموافقة الحكومة و دعمها لتأمين المشروع و فريق العمل و لكن ليس علي حساب المجتمع المحيط بالمشروع.أي مشروع له مسئوليات تجاه المجتمع المحيط به و اذا تم اهمال هذه المسئوليات او تحويل مسئوليتها لطرف اخر فقد حكمت علي المشروع بالفشل.

اذا ما هو تعريف ادارة المشاريع ؟  هو تطبيق المعرفة و المهارات و الادوات و الاساليب لأنشطة المشروع وصولا لتحقيق أهدافه.

مثال : المعرفة مثل كيفية ادارة فريق العمل او ادارة الموارد البشرية. نواحي المعرفة هي المدرجة في سكشن 3 من هذا الكتاب.

المهارات مثل القيادة او الزعامة Leadership و هي القدرة علي توجيه فريق العمل للهدف و تعميق ايمانهم باهداف المشروع و ايمانهم بخطتك كمدير مشروع مما يضمن تعاون فريق العمل و طاعتهم للاجراءات الادارية و انجاز العمل في وقته.

الأدوات مثل برنامج مايكروسوفت بروجكت يقوم البرنامج بتنظيم خطة المشروع و جدول اعمال المشروع و عمل مجموعة من الحسابات التي من شأنها التأثير علي اتخاذ القرارات المهمة عند تعديل مسار جدول المشروع او ضغطه و اشياء اخري كثيرة تتعلق بحساب تكاليف المشروع و ادراج مهمات تتعلق بمخاطر المشروع.

الاساليب مثل استخدام اسلوب او تقنية التحليل الاحصائي عند اختبار احدي عمليات المشروع. مثال اخر هو تقنية ال فلترة screening فمثلا عندما يحتاج المشروع لاستيراد مادة معينه و يتقدم لتوريد هذه المادة مجموعة من الموردين كيف تتم عملية الاختيار ؟ الشرح بالتفصيل سيكون لاحقا و لكن هنا نقول ان الفلترة هى أحد اساليب الاختيار و هي تقوم باستبعاد الموردين مما لا ينطبق عليهم الحد الادني من المواصفات.

هناك عوامل حرجة للمشروع ؟ معني حرجة اى انه اي تغيير يحدث لهذا المعامل سيكون له تأثير مباشر علي عوامل أخري في المشروع.
  اطار المشروع و الجوده و الوقت و الميزانية و فريق العمل و المخاطر. مثلا اذا تغير اطار المشروع مثلا تم طلب صفة زيادة فى المنتج النهائي بالطبع هذا سيحتاج عمل اكثر و هذا يعني تكلفة اعلي و وقت اكثر و عمال اكثر.

نفس الشيء في الجودة. مثلا اذا كان المنتج يتكون من اكثر من جزء و حدثت مشكلة فى جودة الجزء الاول فهذا يعني ان باقي المهمة ستتعطل لحين اصلاح المشكلة ف الجزء الاول و هذا سيؤثر علي وقت المشروع و بالتالي علي ميزانيته و تكاليفه.

سؤال : ما معني اطار المشروع ؟
سيتم الاجابة بشكل تفصيلي لاحقا و لكن باختصار اطار المشروع هو تحديد صفات منتج المشروع بدقة. اذا مثلا المشروع هدفه انشاء ملعب كرة قدم.لابد من تحديد المواصفات القياسية للملعب بدقة و مدرجات الجمهور الخ بدقة متناهية و يتم كتابتها في مستند يسمي اطار المشروع. و كلمة اطار هنا تدل علي ان المشروع ملزم فقط بما هو مكتوب وليس اي شيء اخر. بناءا علي اطار المشروع يتم عمل خطة العمل و حساب الوقت و التكلفة الخ.

ما الفرق بين ادارة المشروع و ادارة البرنامج و ادارة الحقيبة الاستثمارية ؟

اذا اخذنا مثلا شركة بن لادن للمقاولات و هي من اقوي شركات المقاولات و البناء في الوطن العربي. لديهم العديد من المشروعات المدنية و كل مشروع يرأسه مدير مشاريع بالطبع. افترض انه في مشروع رقم  1 في مطار جدة يحتاج مدير المشروع لسيارة نقل لنقل طوب و اسمنت للموقع. و هناك مشروع رقم 2 فى نفس المنطقة ولكن لبناء مستشفي و ايضا يحتاج فيه مدير المشروع لسيارة لنقل الرمل مثلا. اذا كل مشروع يتم ادارته بصورة منفصلة ستدفع شركة بن لادن تكلفة سيارتين منفصلتين. بينما اذا كانت بن لادن لديها طريقة ادارة البرنامج program management فانها ستدفع تكلفة سيارة واحدة فقط لعمل المهمتين للمشروعين.

اذا انت كمدير برنامج اولا لابد ان تكون فى الاصل مدير مشروع + يكون لديك رؤية و اتصال بجداول المشاريع حتي تقوم بالتنسيق بينها لتوفير التكلفة و عمل استفادة قصوى من العمال او فريق العمل بتوزيعهم بطريقة ذكية لخدمة اكثر من مشروع بشرط عدم الاخلال بجدول اعمال اى مشروع و ايضا بشرط انه يكون نشاط المشاريع ذو صلة. اذا لم تنفذ هذه الشروط فمن الافضل الرجوع لادارة المشروع بطريقة منفصلة.

الملخص : ادارة البرنامج هي ادارة اكثر من مشروع بينهم صلة فى النشاط بحيث يعود بالنفع علي المؤسسة بتوفير تكلفة و وقت و استخدام اقصي لفريق العمل بدون الاخلال باهداف او جودة اى من المشاريع.

ممم..كويس...اومال ايه الحقيبة الاستثمارية دى كمان ؟

في المؤسسات الكبيرة و العملاقة يكون هناك استثمار في مجالات متعددة.نفترض ان هناك شركة كبيرة تعمل في انشاءات البنية التحتية لذلك فلديها مشاريع مياه و صرف صحي و امداد غاز و لديها ايضا استثمار خارجي فى البورصة فى اكثر من شركة. تقوم هذه الشركة بتجميع هذا كله او بعضه في حقيبة استثمارية و ذلك لتحديد اولويات الاستثمار بما يتماشي مع الاهداف الاستراتيجية للمؤسسة. كلام كبير يعني ايه ؟

اي مؤسسة يكون لديها رؤية و رسالة يترتب عليها اهداف استراتيجية تؤدي لتنفيذ هذه الرؤية ثم تأتي الموافقة علي المشاريع التي تؤدي لتحقيق هذه الاهداف الاستراتيجية. مثلا شركة سوني اليابانية رؤيتها و حلمها ان تكون منتجاتها هي الاكثر مبيعا في امريكا. فيكون الهدف الاستراتيجي الاول هو زيادة مبيعات سوني فى السوق الامريكي و الهدف الاستراتيجي الثاني هو فتح قنوات مبيعات اكثر بأحدث الوسائل. بناءا علي ذلك يتم الموافقه علي مشروع رقم 1 و هو التعاقد مع شركة تسويق منتجات الكترونية كبيرة في امريكا لتحقيق الهدف الاستراتيجي الاول. و مشروع اخر انشاء موقع تجارة الكترونية عالمي لمنتجات سوني يقبل الدفع الكترونيا و يتم ربطه بموقع شركة شحن لاعلام المشتري عن حالة البضاعة و ميعاد تسليمها له و بذلك يتحقق الهدف الاستراتيجي الثاني. و هكذا.

 الان افترض انه تم تقديم عرض للمشروعين في نفس الوقت لشركة سوني و في نفس الوقت تم عرض مشاريع استثمارية اخري في بلدان اخري و لمنتجات الكترونية اخري . في هذه الحالة علي شركة سوني ان تقرر تبدأ باي مشروع و يليه اى مشروع. هذا ما نسميه بتحديد الاولويات بما يناسب و يعود بالفائدة علي الشركة ككل و يتماشي مع الاهداف الاستراتيجية strategic objectives
alignment

شكل توضيحي للعلاقة بين الرؤية و الرسالة و الاهداف و المشاريع

 شكل توضيحي مثال حي من جامعة الملك سعود

http://ksu.edu.sa/sites/KSUArabic/Strategy/Pages/message.aspx

 

 علي اي اساس تولد المشاريع  و يتم الموافقة عليها؟

اولا فرصة استراتيجية : كالمثال السابق في عمل موقع تجارة الكترونية لشركة سوني.

ثانيا طلب من السوق : طبقا لتغيرات السوق هناك نقص في الوقود فيتم عمل مشروع لانتاج سيارة موفرة في الوقود استجابة لمتطلبات السوق. 

ثالثا : طلب حكومي : تم تفعيل قانون حكومي يقضي بالزام الشركات بعمل معين. ستحتاج الشركة لعمل مشروع لعمل المطلوب.

رابعا طلب من عميل و هذا من اكثر الاسباب شيوعا فكثير من المشاريع هي عبارة عن عقد بين عميل و مورد لتوريد عنصر او تقديم خدمة الخ.

خامسا : التقدم التكنولوجي. و هذه الكلمة ليست فقط للاجهزة الالكترونية بل التقنية بصفة عامة و تحديث الاساليب في التجارة و الصناعة لمواكبة التقدم التكنولوجي.

مكتب ادارة المشروع PMO هو كيان تنظيمي مركزي لادارة المشاريع و تختلف مسئولياته تبعا لوجهة نظر الادارة العامة للمؤسسة. مثلا يمكن ان تكون مهمة مكتب ادارة المشاريع متوقف فقط علي تدريب مدراء المشاريع و الاحتفاظ ببيانات المشاريع و حالتها بدون التدخل في قرارات المشروع.  و منها من يراقب فقط و منها من لديه السلطة ان يتدخل في قرارات المشروع الخ.
كل اعضاء مكتب ادارة المشاريع لابد ان يكونوا من الحاصلين علي شهادة مدير مشروع محترف PMP

ليس هنا مجال شرح مكتب ادارة المشاريع فهو موضوع متشعب ولكن المؤسسة الدولية لادارة المشاريع تريد التأكيد علي هذا المبدأ و أهميته في تنظيم المشاريع و حفظ بياناتها و ايضا لتوفير الدعم و التدريب المستمر لمدراء المشاريع علي أحدث الاسالبيب الادارية.

ان شاء الله بعد نهاية الكورس الحالي سأقوم بوضع عدة مقالات خاصة بال PMO تساعدك علي معرفة تفصيلية بهيكلتها و تصميمها ايضا لتتناسب مع مؤسستك.

المشروعات مقابل العمليات ؟

العمليات علي عكس المشروع فهي عبارة عن أنشطة دائمة ينتج عنها مخرجات متكررة باستخدام موارد يتم تخصيصها نفس مجموعة المهام في دورة حياة المنتج. مثال مصنع بسكويت يعمل كل يوم لانتاج عدد معين من البسكويت.عملية الانتاج لا تعتبر مشروع فهي ليست عملية مؤقته لها بداية و نهاية و ليس لديها ميزانية خاصة بها و لا تنتج منتج فريد من نوعه فهي تنتج نفس المنتج مرارا و تكرارا فى نفس الموقع بنفس الاسم و بنفس الصفات.

الان و قد عرفت الفرق بين العمليات و المشاريع فلابد ايضا ان تعرف نقاط التقاطع بينهم :

نفترض مشروع لصناعة منتج معين و كادارة جودة نقوم بعمل اجراء يومي لقياس كفاءة العمليات و تحسين اداءها.هذا الاجراء يعتبر عمليات و ليس مشروع و ليس حتي مشروع فرعي.

اذا المشروع قد يحتوي داخله علي عمليات و يكون لهذه العمليات مدير عمليات خاص بها و في اغلب الاحيان يكون مدير العمليات ذو خبرة كبيرة فى نفس مجال هذا العمل.و حسب هيكلة المؤسسة يكون لمدير المشاريع نفوذ مقنن و متفق عليه علي مدير العمليات لتسليم ناتج العمليات المستمرة للنقطة التالية فى مهام المشروع.

مدير المشاريع هو المسئول الاول امام المؤسسة لنجاح المشروع و عمل التقارير اللازمة لبيان حالة المشروع حسب خطة التواصل.

الصفات الرئيسية لدي مدير المشاريع تتلخص في ثلاث مجموعات : المعرفة بمعني مدي المامه بنواحي المعرفة التسعة المشروحة فى سيكشن 3 + الأداء بمعني قدرته علي الالتزام و التنفيذ حسب المعطيات المتوفرة لديه + الكفاءة الشخصية بمعني الطريقة التي يتصرف بها مدير المشروع في تنفيذ خطة المشروع و تتضمن مهاراته في الاقناع و حل المشاكل و قيادة فريق العمل و غيرها مما سيتم شرحه لاحقا.

PMBOK Guide هو الدليل المعرفي القياسي و المعيار اللازم لادارة معظم المشروعات. و لاختبار مؤسسة معينة اذا كانت تطبق هذا المعيار من عدمه فقد طرحت المؤسسة الدولية لادارة المشاريع اختبار قياسي عبارة عن مجموعة من الاسئلة يتم اجابتها بواسطة المؤسسة و طبقا للاجابة يتم اعطاء درجة التقارب من الدليل المعرفي. الاختبار اسمه OPM3

 

العوامل البيئية المؤثرة في المشروع : هام جدا جدا جدا

هي عبارة عن عوامل بيئية داخلية و خارجية التي تحيط بالمشروع و قد يكون لها تأثير ايجابي او سلبي علي نجاح المشروع و قد تمثل قيود constraints  علي مهام المشروع و لذلك فهي مدخل للكثير جدا من عمليات تخطيط المشروع اي عمل خطة عمل المشروع Project Plan

من وقت لأخر يقوم مدير المشاريع بمتابعة هذه العوامل وتحديث بياناتها حيث انها قد تتسبب في تعديل خطة المشروع و احيانا الغاؤه. هذه العوامل هي :

• الثقافة و الهيكل و العمليات التنظيمية.
• المعايير الحكومية و الصناعية. مثلا ايزو او معايير الجودة او معايير حكومية لمواصفات المنتج.
• البنية التحتية مثل توفر المرافق و كفاءتها و التجهيزات الرأسمالية.
• الموارد البشرية الموجودة - ليس المثالية و انما الموجودة علي أرض الواقع من مهارات و أنظمة سلوكية و تطوير الذات و علي جانب التعاقد ايضا و الشراء. و سأشرح ذلك في كلمتين : الموظف الياباني.
• ادارة شئون الموظفين : نعم اعلم انها مفاجأة للبعض.هناك فرق كبير بين الموارد البشرية و شئون الموظفين. شئون الموظفين تعني اجراءات التوظيف و التثبيت و اجازات الموظفين و عقابات التغيب و الاستهتار بالعمل و سياسة اجور العمل الاضافي و طريقة مراقبة حضور و انصراف الموظفين الخ.
• أنظمة ترخيص العمل بالشركة.
• ظروف السوق و مدي استقراره او تقلباته.
• درجة تحمل المخاطر لاصحاب المشروع. هل من الممكن تقبل المخاطرة احيانا من أجل توفير المال ؟
• المناخ السياسي.
• قنوات الاتصال الثابتة لدي المؤسسة.
• قواعد البيانات التجارية مثل بيانات تقدير التكلفة المعيارية و قواعد بيانات المخاطر المتوقعة.
• أنظمة معلومات ادارة المشروعات المتوفرة. مثل مايكروسوفت بروجكت او بريمافيرا او اى برنامج اخري تقوم بتسهيل الحسابات المتعلقة بأداء المشروع و قياس المخاطر.

تم بحمد الله و توفيقه الفصل الاول

تستطيع ان تترك تعليقك او استفساراتك علي المدونة

او ترسل برساله الي

ksa.idteam@gmail.com

الي اللقاء في الفصل الثاني

مهندس  /أحمد علي عزيزة

PMP

مدير ادارة المشاريع بشركة القادة الدولية المحدودة

جميع الحقوق محفوظة لكاتب المدونة All Rights Reserved